In welche Fällen verwende ich die Selbstwiederholungsoption?
Oft ist es naheliegend bspw. eine Aufforderung zum Training immer wieder an einen Nutzer zu versenden.
Selbstwiederholung bedeutet zunächst, dass das erzeugte Nachricht mit dem angegebenen Versatz erneut vorgeplant wird – grundsätzlich ist es also eine Herangehensweise
Sie birgt jedoch die nachfolgenden Problemstellungen:
- Sofern das auslösende Ereignis nicht von einem ablösenden Ereignis (siehe Übersicht aller Ereignisse und Ereignisabhängigkeiten ) beendet wird, wird die gleiche Nachricht immer wieder aufs neue eingeplant und versendet – bis der Nutzer einmal deaktiviert wird.
- Durch die Gleichförmigkeit einzelnen Mails ist eine Wertung als Spam mit jeder Zustellung höher.
Es sollte also beachtet werden, dass die Wiederholung in einem überschaubaren bis definiertem Zeitraum wiederholt wird – bspw. durch das Setzen eines Bearbeitungszeitraums.
Falls möglich könnte ebenfalls beachtet werden, ob eine definierte Person für den Trainingsfortschritt verantwortlich ist. Es könnte zielführender sein, dieser Person eine Übersicht über säumige Nutzer zur Verfügung zu stellen.
Mailversand mit Kundenadresse
Wir haben drei Möglichkeiten:
- Das sendende System sendet von noreply@reflact.com (oder einer anderen dafür bereitgestellten Adresse bspw. noreply-train@reflact.com oder noreply@ilearn24.net)
Dieses Postfach wird nicht gelesen und Mails dort drin werden automatisch gelöscht (nach vier Wochen).
Bei Nutzung dieser Adressen ist ein reply-to ratsam.
Vorteil: Einfach (und überall gleich) zu konfigurieren, zu Troubleshooting Zwecken nutzbar, Junk kann ignoriert werden
Nachteil: für uns keine, der Kunde bekommt keine Mails wenn jemand auf noreply@reflact.com antwortet - Das sendende System sendet von einer Kunden-Emailadresse aus der Kunden-Domain.
Dafür sind beim KUNDEN folgende Einstellungen vorzunehmen:- DNS muss um folgenden Eintrag erweitert werden:
@ IN TXT"v=spf1 a mx include:secure-mailgate.com ~all"@ IN TXT"v=spf1 a mx include:reflact-train.com ~all"bzw.@ IN TXT"v=spf1 a mx include:ilearn24.net ~all" - die E-Mail-Adresse muss gültig und empfangsfähig sein.Dies ist der Fall, wenn:
Ein MX-Record für die Domain existiert und die E-Mail-Adresse auf diesem Server E-Mails empfangen kann.
Ohne dieses wird die E-Mail nicht versandt (Fehler 550)
- DNS muss um folgenden Eintrag erweitert werden:
- Kundenspezifischer SMTP Zugang für einzelnen Mandanten
Der Kunde muss dafür „lediglich“ die Zugangsdaten übergeben (user, password, host, port), dann können wir diese hinterlegen.
Wichtig: train hat keine Verzögerungs- oder Quota-Mechanismen. Der angeschlossene Service sollte zum sicheren Betrieb eine entsprechend der Nutzung hohe Durchlässigkeit haben. - E-Mail Konten, die nicht für Massenversand gedacht sind, sind nicht geeignet (bspw. gmail).