Das Kontextmenü leitet in die jeweilige Detailansicht einer Veranstaltung, über die Schaltfläche “Neue Veranstaltung” wird die Bearbeitungsmaske aufgerufen.
Dort können der Titel und die Beschreibung für alle hinterlegten Sprachen angelegt werden. Der Typ einer Veranstaltung hat die Optionen “Virtuelle Veranstaltung” und “Vor-Ort-Veranstaltung”. Dies legt fest, welcher Typ standardmäßig beim Erstellen eines Termins ausgewählt ist. Das kann jedoch pro Termin individuell angepasst werden. Der Status “Veröffentlicht” und “Nicht veröffentlicht” weist aus, ob die Veranstaltung im Katalog zu sehen ist. Mit Katalog ist der Ort gemeint, in dem alle Veranstaltungen gelistet werden, die für die Teilnehmer frei zugänglich sind. Die Funktionen rund um den Katalog werden später näher erläutert.
Es kann ein Veranstaltungsbild hochgeladen werden. Über das Augen-Icon wird eine Vorschau angezeigt. Mit “Tags” können Veranstaltungen thematisch gruppiert werden. Die Tags können im Katalog oder in der Veranstaltungsadministration ausgewählt werden. Z.B. können drei Veranstaltungen den Tag “Connect” hinzugefügt werden und der Teilnehmer kann im Katalog diesen Tag in der Suche auswählen.
Vorschau
Wird die Veranstaltung gespeichert, können anschließend Termine erstellt werden.
Unter “Mehr Aktionen” kann über die Option “Katalog” die Veranstaltung zu einem Katalog hinzugefügt werden. Diese Schaltfläche gibt es auch in der Veranstaltungsübersicht. Nur Veranstaltungen, die in einem Katalog sind, können gebucht werden, dazu mehr unter “Katalogerstellung“.
Über den linken Reiter “Termine” gelangt man zur Terminübersicht.
Unter “Mehr Aktionen” können neue Termine erstellt werden. Auch bei einem Termin kann der Titel und die Beschreibung in den verschiedenen Sprachen angelegt werden. Die Option “Buchung bis zum Ende erlauben” schränkt ein, ob auch nach Terminstart der Termin von Teilnehmern gebucht werden darf. Über die Option “Teilnahme manuell bestätigen” kann eingestellt werden, ob der Teilnahmestatus einers Teilnehmers automatisch bei Zutritt des hinterlegten virutellen Raumes auf teilgenommen gesetzt wird oder ob der Administrator dies eintragen muss. Die Schaltflächen “Ort” und “Virtuelle Plattform” können die hinterlegten Orte oder virtuellen Räume ausgewählt werden. Wenn noch kein Ort oder Raum hinterlegt ist, kann dies über die Menü-Option “Eintrag anlegen” geschehen. Diese Option wird bei der Schaltfläche mit den drei Strichen im Modalfenster bei “Ort” oder “Virtuelle Plattform” angezeigt. Alternativ können die Orte oder Räume im Vorfeld unter Administration/Veranstaltungen/Orte und Administration/Integration/Virtuelle Plattformen angelegt werden.
Wenn ein Connect Server hinterlegt ist, werden durch Klick in die Zeile “Virtuelle Raum“ alle Connect-Räume gelistet. Über das blaue Plus-Icon können aus unserem System heraus weitere Räume in Connect angelegt werden. Wählt man einen Raum aus, kann eingetragen werden, wie viele Minuten vor und nach dem Termin der Raum von den Teilnehmern betreten werden darf.
Bei der Option “Recording URL” kann ein Link zu der Aufzeichnung des Termins hinterlegt werden. Die Teilnehmer können diesen Link nach Terminende anstelle des Raumlinks aufrufen. Unter Teilnehmer Einstellungen werden die minimale und maximale Teilnehmeranzahl eingetragen. Alle zeitlichen Details zu einem Termin werden im Bereich Zeiteinstellungen eingestellt.
Raum
Nach der Erstellung eines Termins gibt es für diesen Termin in der Übersicht verschiedene Optionen. Mit “Kopieren” wird ein weiterer Termin mit allen Termindetails erstellt.
Die Option “Abschliessen” beendet den Termin. Einen Termin kann als “Erfolgreich durchgeführt”, “Abgesagt” oder “Abgebrochen” beendet werden. Dies wird dem Teilnehmer im Termin angezeigt.
Die Option “Anwesenheit abrufen” bezieht sich auf die Anwesenheit in Connect Räumen. Unser System hat Zugriff auf die hinterlegten Anwesenheitszeiten der Teilnehmer in Connect. Die Anwesenheitszeit kann mit dieser Option aktualisiert werden. Ansonsten erfolgt die Aktualisierung zu bestimmten Zeitpunkten. Die Zeit wird unter “Teilnehmerzuordnung” angezeigt.
Grundeinstellungen/Basiseinstellungen für Veranstaltungen und Termine
Klickt man auf einen Termin aus der Tabelle, werden unter der Tabelle weitere Informationen zu dem Termin angezeigt. Im Reiter “Teilnehmerzuordnung” werden alle Teilnehmer des Termins gelistet. Pro Teilnehmer werden seine Daten tabellarisch gelistet. Neben personenbezogenen Daten wie z.B. Vorname oder E-Mail-Adresse, werden terminbezogene Daten wie z.B. Anwesenheitsdauer oder Teilnahmestatus ausgewiesen.
Hier erfolgt die Kommuniktion mit einzelnen oder mehreren Teilnehmern. Im Unter-Menüpunkt “Benachrichtigungen” bei einem Teilnehmer werden mehrere Optionen angezeigt.
Über “Nachricht zuschicken” kann eine E-Mail an die Teilnehmer verschickt werden. Die Optionen “Einladung senden” und “Erinnerung senden” verwenden einen vorgefertigten Text, der vor dem Versand angepasst werden kann. Diese beiden Optionen und “Terminabsage senden” setzen den Einladungsstatus bei diesen Teilnehmern auf den Status entsprechend der versendeten Mail. Der Status kann auch direkt gesetzt werden.
Des weiteren gibt es die Möglichkeit einen csv-Import über alle Teilnehmer zu starten. Damit erhält man eine Excel-Datei mit allen unter “Teilnehmerzuordnung” gelisteten Daten.
Unter dem Reiter “Agenda” kann der Termin optional in weitere Unterpunkte gegliedert werden. Pro Agenda-Punkt kann jeweils ein eigener Raum hinterlegt werden.
Der Reiter “Trainer” listet die Trainer, also die Moderatoren oder Webinarleiter des Termins auf. Es können mehrere Trainer pro Termin hinterlegt werden.
Neben der Schaltfläche “Trainer auswählen” können Trainer direkt erstellt werden. Pro Trainer sind nicht nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sondern auch individuell Rolle, Bild oder Titel eintragbar.
Zum Schluss bietet der Reiter “Finanzielles” die Möglichkeit, Preise einzutragen. Die Eingaben in den Felder “Schulungsnummer” und “Gesamtkosten” sind nur für den Administrator sichtbar und haben organisatorischen Charackter.
Das Feld “Kosten pro Teilnehmer” bestimmt, welchen Preis die Teilnehmer für diesen Termin bezahlen müssen. Über “Preise pro Zielgruppe” können angepasste Preise für bestimmte Personengruppen (Zielgruppe) angezeigt werden, bei z.B. einem Abonnement. Das bedeutet, der Preis bei “Kosten pro Teilnehmer” gilt allgemein für alle Teilnehmer. Dieser Preis wird bei bestimmten Teilnehmern durch den “Preis pro Zielgruppe” ersetzt. Somit kann man z.B. einen reduzierten Preis für Abonnenten einstellen.
Wenn man bei einer Veranstaltung in der Veranstaltungsadministration links den Reiter “Sonstiges” auswählt, können weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Im Bereich “Terminbuchung Einstellungen” können vier Optionen zur Buchung vorgenommen werden. Es kann z.B. ausgewählt werden, ob Teilnehmer mehrere oder gleichzeitig stattfindende Termine buchen dürfen.
Unter “Online Buchung aktivieren” kann zwischen Buchung und Anfrage unterschieden werden. Standardmäßig ist die Option ausgewählt, dass alle Teilnehmer Termin buchen dürfen. Diese Möglichkeit kann auch auf bestimmte Gruppen eingeschränkt werden. Bei Terminanfrage muss die Anfrage der Teilnehmer administrativ zugestimmt werden.
Der Bereich “Dokumte hochladen” bietet verschiedene Möglichkeiten zum Dokumenten-Upload an. Die hier hinterlegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung müssen von den Teilnehmern als gelesen markiert werden, bevor sie einen Termin buchen dürfen. Die Vorlagen für Teilnehmerliste und Anmeldebestätigung sind für Administratoren relevant.
Beim letzten Bereicht “Stammdaten bearbeiten” können Stammdaten ausgewählt werden, die von den Teilnehmern nach der Buchung ausgefüllt werden. Somit können weitere Informationen von Teilnehmern einer Veranstaltung beschafft werden.
Basisbenachrichtigungen und Teilnehmerkommunikation
Die direkte Teilnehmerkommunikation erfolgt wie oben beschrieben über den Reiter Teilnehmerzuordnung eines Termins. Darüber hinaus gibt es mehrere Möglichkeiten, Benachrichtigungen automatisiert verschicken zu lassen.
Im Reiter “Benachrichtigungen” werden solche automatisch verschickte Benachrichtigungen gelistet. Standardmäßig gibt es ein Set von fünf Benachrichtigungen. Diese können angepasst oder weitere erstellt werden. Das Wichtigste bei diesen Benachrichtigungen ist das “Event”, also der Auslöser, wann die Benachrichtigung verschickt wird. Es werden diverse Events zu unterschiedlichen Möglichkeiten angeboten. Zum Beispiel wird das Event “Veranstaltung wurde ausgewählt” ausgelöst, wenn ein Teilnehmer die Veranstaltung gebucht hat. Dann erhält der Teilnehmer automatisch diese Benachrichtigung.
In der Übersichtstabelle wird auch die Spalte “Aktiviert” angezeigt. Standardmäßig sind die Benachrichtigungen inaktiv. Wenn die Benachrichtgungen zu den hinterlegten Events ausgelöst werden, müssen sie zuerst aktiviert werden. Die Aktivierung kann einzeln oder in Masse erfolgen. Wählt man Bearbeiten aus, erscheint der erste Schritt der Bearbeitungsmaske.
Im ersten Schritt “Benachrichtigungen erstellen” kann das Trigger-Event ausgewählt werden. Des weiteren kann der Benachrichtigung einen nur für den Administrator einsehbaren Titel sowie eine Beschreibung angefügt werden. Darunter befindet sich der Upload-Bereich für Dokumente. Diese Dokumente werden als Anhang an die verschickte Benachrichtigung angebracht.
Der zweite Schritt “Meldung (Text und HTML) beinhaltet alle Informationen für den Inhalt der Benachrichtigungen. Hier sind auch Adressat, Empfänger, cc und Betreff hinterlegt.
Im letzten Schritt “Einstellungen” können weitere Einstellungen wie z.B. der Aktivierungszeitraum oder die zeitliche Verschiebung vorgenommen werden. Die zeitliche Verschiebung bezieht sich immer auf den hinterlegten Terminstart. Hier wird ein drei oder fünf-ziffriger Code verwendet. Der negative Versatz “-0-0-1” bedeutet, dass diese Benachrichtung einen Tag vor Terminstart verschickt wird. Die vierte und fünfte Ziffer stehen für “Stunden” und “Minuten”. Damit sorgt eine Verschiebung von “0-0-0-1-0” dafür, dass die Benachrichtigung eine Stunde nach Terminstart verschickt wird.
